No artigo desta semana, explicaremos como ferramentas de ECM podem ajudar sua empresa no processo de adequação ao LGPD.
Para começar, ECM é um acrônimo para Enterprise Content Management ou, mais amplamente divulgado no Brasil como GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Através de ferramentas de ECM, as empresas podem definir estratégias de coleta, gestão do conteúdo coletado, distribuição e armazenamento de informações e arquivos, durante todo o ciclo de vida de um dado. Com ferramentas ECM, podemos criar fluxos específicos de trabalho para cada passo no processo de tratamento.
Com ferramentas de ECM, ao definir o processo, define-se também quem terá acesso à determinado dado e em qual etapa do processamento.
Sistemas ECM podem inclusive se conectar automaticamente com outros sistemas de gestão como, por exemplo, financeiros e vendas. Os dados contidos nos documentos inseridos podem ser extraídos e integrados a outros sistemas reduzindo assim potenciais erros no processo, bem como reduz a quantidade de informação circulando entre diferentes colaboradores e diferentes ambientes.
Ao utilizar uma ferramenta de ECM, você também centraliza os dados processados em um ambiente controlável e evita que a informação circule sem controle e sem saber exatamente por onde arquivos e dados são armazenados (e.g. HD local, e-mail, folders virtuais, etc). Em época de Corona, isto, inclusive, auxilia no processo de continuidade de negócios.
Mas como ECM pode ajudar na conformidade à Lei Geral de Proteção de Dados?
A implementação sozinha do ECM não resolve a sua conformidade, mas ajuda. É um passo na direção à adequação. E é de extrema importância afirmar de que não há uma solução mágica, implementável do dia para a noite, para a LGPD. É um processo e depende também de mudança cultural e treinamento para os colaboradores uma vez que não adianta o melhor processo se um funcionário não seguir as normas estabelecidas.
Nos parágrafos a seguir, veremos alguns exemplos de benefícios explícitos:
Data minimization e processamento dentro de bases legais: Quando falamos que soluções de ECM tratam dados durante seu “ciclo de vida”, podemos então determinar quando aquela informação deixa de ser relevante, estando disponível para eliminação. Esta postura, auxilia a empresa em garantir que determinado dado seja tratado apenas pelo período necessário.
Segregação de acessos: Com ferramentas de ECM, ao definir o processo, define-se também quem terá acesso à determinado dado e em qual etapa do processamento. Evita-se então que informações fiquem disponíveis à indivíduos sem uma necessidade de negócio definida, evitando assim, uma potencial exposição acidental (ou intencional). Pode-se ainda, permitir – ou não – o download dos dados para ambiente local, possibilitando um controle ainda maior dos dados em sua posse.
Traceabilidade: Muitas soluções contam com versionamento, o que oferece uma possibilidade de saber quem alterou, quando alterou e por qual razão. Ter este log é uma garantia de que a informação no sistema é crível e atualizada, assim como a integração com outros sistemas, vai permitir o cascateamento das atualizações e a execução mais efetiva do direito do titular de corrigir qualquer informação que julgue equivocada.
Vazamentos e Perda de Dados: Um notebook roubado, um escritório que sofreu um incêndio. Tendo dados centralizados na nuvem evita que sejam perdidos porque estavam armazenados sem segurança suficiente ou sem contingenciamento. Com soluções na nuvem, seus funcionários trabalham de qualquer lugar e reduzem-se os riscos quanto à perda/vazamento involuntário de dados.
Acesso à informação e possibilidade de exclusão: Com os dados centralizados, é possível responder às solicitações do titular com mais velocidade e simplicidade uma vez que a quantidade de sistemas consultados é reduzida.
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