Quando fui gerente de projetos em uma multinacional de tecnologia, passava uma parte representativa do meu dia em reuniões com o cliente, com o time de desenvolvimento, com stakeholders e reportando à gerência.
Este trabalho intenso, para mim, significava uma orquestração de todas as partes envolvidas para garantir que todos estivessem atualizados quanto ao andamento do projeto, das necessidades do time, das informações relevantes e das expectativas dos interessados. Gerenciar tudo isso era realmente um desafio.
O PMI indica como fórmula para calcular a quantidade de canais de comunicação a N * (N-1) / 2, onde N é a quantidade de indivíduos envolvidos na comunicação. Então, se nós temos um time de 5 pessoas, significa que temos 10 possíveis canais de comunicação, englobando a comunicação do líder de projetos com os membros do time e também a comunicação de cada membro com seus pares.
Na abordagem ágil de Scrum, um time de projeto consiste de 3 a 9 pessoas não incluindo o Scrum Master ou o Product Owner. Tomando por base o valor máximo, em termos de comunicação, chegamos a 11. E ainda faltaria incluir clientes, partes interessadas, gerentes e pares. Para simplificar, se assumirmos um grupo de 20 pessoas, significará nada menos que 190 canais de comunicação.
Justamente uma das razões para implementar o Scrum é ter equipes reduzidas para simplificar e agilizar a comunicação.
Gerenciar 190 canais de comunicação é inviável para uma pessoa só. Até porque envolve a comunicação dos demais membros do grupo entre si. Aí é que “o bicho pega”: é de suma importância, e papel do Scrum Master ou Gerente de Projetos, garantir que a informação esteja fluindo com clareza, que cada membro do time entenda o que, quando, como e por que vamos fazer determinado projeto, release, sprint, task ou ação. Identificar qual informação precisa ir para quem e deixar claro todo o processo para todos os envolvidos. Garantir de que todos estejam no mesmo barco, remando na mesma direção, e tenham isso como um valor intrínseco.
Com essa quantidade de canais de comunicação, o risco de ver o barco afundar é grande se não alinharmos bem. Assista no vídeo a seguir o que acontece quando ruídos na comunicação acontecem:
Gerenciando a expectativa
Já aconteceu de entregar um projeto corretamente, mas seu cliente não ficar satisfeito? Pode ser que aquilo que esperava receber, de forma abstrata, não foi atendido. Independentemente do projeto entregar todos os requisitos em escopo, é importante estar atento às expectativas individuais. Uma boa gestão de expectativa resulta em maior chance de satisfação de cliente.
Como explicado no parágrafo anterior, a gestão de expectativas envolve não somente os requerimentos técnicos dos principais interessados. Como líderes, precisamos identificar todas as partes que são impactadas pelo projeto e compreender o que os motiva, como se sentem em relação ao projeto e como este os afeta – direta ou indiretamente.
Entendendo esta relação, podemos customizar a mensagem para a audiência e também trazê-los para junto do time, como efetivos parceiros. Entender as necessidades e levar em consideração os mais diversos pontos de vista, oferecerá oportunidades de transformar seu projeto e tornar a experiência mais rica.
Ao trabalhar a comunicação com esta rede, todos entenderão como as mudanças serão apresentadas e estarão mais abertos a ela. Se sentirão parte da mudança e não apenas como “comunicados” – use isto, use aquilo.
Agindo desta forma, você aumenta as chances de seu projeto, além de terminar no prazo, dentro do escopo e dentro do budget, trazer o valor esperado e ajudar sua organização a crescer.
Para finalizar
Há 10 anos o PMI vem alertando de que problemas de comunicação são um dos principais motivos para projetos falharem. Em 2013, em seu estudo “The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications”, apontou que 20% dos projetos falham por esta razão e comprometem 75 milhões de dólares a cada 1 bilhão de dólares investidos.
Em 2007, um estudo da CompTIA indicou que perto de 28% dos respondentes de uma pesquisa online sobre o tema, indicaram que falhas na comunicação foram a causa número um de insucessos.
Investir tempo na comunicação é fundamental para o sucesso do seu projeto. Seja por garantir de que todos estão alinhados quanto aos objetivos, seja na gestão de expectativas das partes interessadas, seja na disseminação dos processos/cultura organizacional.
Com uma boa comunicação, você evita ruídos e a necessidade de resolver problemas causados porque uma parte falou “A” e a outra entendeu “B”.
Os dados são antigos, mas o problema é atual.
Já dizia o Chacrinha… “Quem não se comunica, se trumbica!”
Links relevantes:
- Communications Is the Key to Project Success by Jeff Hodgkinson – http://www.ipma-usa.org/articles/CommunicationKey.pdf
- Times Scrum – https://www.mountaingoatsoftware.com/agile/scrum/roles/team
- Poor Communication Is Still The Primary Contributor To Project Failure – https://www.forbes.com/sites/stephanzoder/2019/12/17/poor-communication-is-still-the-primary-contributor-to-project-failure/#5ef993775a6a
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